Zásady ochrany osobních údajů

 

Společnost MiCoS SOFTWARE s.r.o., IČO 25900749, se sídlem Daliborova 426/25, Mariánské Hory, 709 00 Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě pod sp. zn. C 25000, zastoupená Ing. Milanem Klemensem (dále také „My“), jako správce osobních údajů Vás jako uživatele našich webových stránek: https://www.micos-sw.cz, zákazníky, distributory a dodavatele informuje o níže popsaném shromažďování osobních údajů a zásadách ochrany soukromí.

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá, a proto se budeme v našich vztazích s Vámi vždy těmito zásadami řídit. Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují zejména:

  • jaké Vaše osobní údaje budeme zpracovávat;
  • za jakými účely a jakým způsobem budeme Vaše osobní údaje zpracovávat a právní základ jejich zpracování;
  • komu mohou být Vaše osobní údaje předány;
  • po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat;
  • jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečeny;
  • jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva.

V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese gdpr@micos-sw.cz.

ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Když nás kontaktujete prostřednictvím webových stránek, můžete být požádáni o vyplnění určitých údajů o sobě nebo Vaší společnosti. Těmito údaji mohou být zejména:

  • jméno a příjmení nebo obchodní firma;
  • adresa nebo sídlo společnosti;
  • identifikační číslo a daňové identifikační číslo;
  • telefonní číslo;
  • e-mailová adresa;
  • cookies (popsáno v následující kapitole).

Naše webové stránky nejsou určeny pro děti mladší 16 let. Osobní údaje dětí mladších 16 let nezpracováváme.

COOKIES

Naše webové stránky používají soubory cookie (malé textové soubory umístěné na vašem zařízení), které slouží k poskytování webů a online služeb a shromažďování údajů. Text v souboru cookie je často tvořen řadou čísel a písmen, které jednoznačně identifikují váš počítač, ale může obsahovat i jiné informace. Tyto informace můžeme shromažďovat při Vaší interakci s webovou stránkou, jako je přihlášení k odběru newsletteru, odeslání kontaktního formuláře nebo poptávky po našich službách či zboží, přihlašování do zákaznické či dodavatelské zóny, případně vyplnění jiných polí formulářového typu. Více o cookies se můžete dozvědět například na internetové encyklopedii Wikipedia na adrese https://cs.wikipedia.org/wiki/HTTP_cookie

Tyto údaje shromažďujeme pouze tehdy, když odešlete jeden z výše zmíněných formulářů. S používáním cookies, které sledují vaše chování na našich webových stránkách jste při vstupu na stránky mohli udělit či neudělit souhlas, v případě, že souhlas nebyl udělen, tyto cookies nejsou používány.

Dále naše webové stránky mohou shromažďovat informace zahrnující např. typ prohlížeče nebo operačního systému, IP adresu, návštěvy webu, poskytovatele internetového připojení a jiné informace podobného charakteru. Pokud se na našich webových stránkách přihlásíte, budeme ukládat i šifrovanou variantu uživatelského jména, podle které nadále můžeme uživatele identifikovat.

Veškeré údaje jsou prostřednictvím našich webových stránek shromažďovány pomocí systému Google Analytics a slouží výhradně ke zlepšování stávajících služeb a marketingovým účelům. Možnost, jak předejít shromažďování těchto informací, je popsána v kapitole níže. V žádném případě však tyto údaje neprodáváme, nesměňujeme nebo nepronajímáme. Více informací o modulu Google Analytics naleznete přímo na webových stránkách jeho poskytovatele, dostupných na adrese https://www.google.com/analytics/ či opět v internetové encyklopedii Wikipedia na adrese https://cs.wikipedia.org/wiki/Google_Analytics.

Pro provázání návštěvnosti se sociálními sítěmi a ke zjištění, jakým způsobem jste se k nám dostali, používáme Facebook Pixel.

Pro online chatování s návštěvníkem našich webových stránek používáme Foxydesk.

Většina webových prohlížečů automaticky přijímá soubory cookie, ale poskytuje ovládací prvky, které umožňují jejich blokování nebo odstranění.

Naše společnost využívá cookies v těchto částech webu:

  • Webové stránky https://micos-sw.cz/ – cookies používáme ke zjišťování návštěvnosti (Google Analytics), pro automatický překlad stránek (Google Translate) a další pro zachování Vašich preferencí při prohlížení těchto webových stránek;
  • Zákaznická sekce – cookies používáme ke zjišťování návštěvnosti (Google Analytics) a ukládáme id relace;
  • Helpdesk support – ukládáme id relace, přihlašovací jméno, registrační kód.

JAK ODMÍTNOUT POUŽÍVÁNÍ SOUBORŮ COOKIE

Na souborech cookie jsou založeny některé funkce našich služeb. I v případě, že jste udělili souhlas s užíváním cookies, které sledují Vaše chování na webových stránkách, můžete jejich užívání následně blokovat. Pokud se rozhodnete soubory cookie blokovat, nebudete se pravděpodobně moci přihlásit nebo tyto funkce používat a může dojít ke ztrátě předvoleb, které jsou na souborech cookie založené. Používání souborů cookie lze nastavit pomocí Vašeho internetového prohlížeče. Většina prohlížečů soubory cookie automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookie lze pomocí Vašeho webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookie.

Informace o prohlížečích a o způsobu nastavení předvoleb pro soubory cookie můžete nalézt na následujících webových stránkách:

Účinný nástroj pro správu souborů cookie je též k dispozici na stránkách http://www.youronlinechoices.com/cz/.

ÚČEL ZPRACOVÁNí A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ

Údaje, které nám poskytujete, používáme k tomu, abychom Vás kontaktovali zpět a poskytli Vám informace, o které jste nás požádali, nebo pro účely plnění smlouvy. Veškeré osobní údaje jsou zpracovány zákonným a transparentním způsobem a jsou vyžadovány pouze přiměřené, relevantní a nezbytné údaje ve vztahu k účelu zpracování. Právním základem pro toto zpracování je zpracování pro účely plnění smlouvy.

Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu můžeme vedle toho využít k tomu, abychom Vám zasílali obchodní sdělení, tj. abychom Vás informovali o událostech, publikacích nebo službách, které poskytujeme a které by Vás, podle našeho názoru, mohly zajímat. Poskytnutí osobních údajů pro účely plnění smlouvy a poskytnutí osobních údajů pro účely odpovědi na Vámi vznesené dotazy nebo Vámi požadované informace jsou naším smluvním požadavkem, a jejich neposkytnutí může být důsledkem neuzavření smlouvy nebo neposkytnutí odpovědi na Vámi vznesené dotazy. Vaše osobní údaje můžeme dále užívat pro naše vnitřní potřeby týkající se zejména sledování Vaší spokojenosti, optimalizace a zvyšování kvality poskytovaných produktů a služeb, vývoje nových produktů a snižování rizik.

Právním základem pro výše uvedené zpracování je zpracování z důvodu našeho oprávněného zájmu, který je dán naším zájmem na propagaci našich výrobků a zároveň naším zájmem na zkvalitňování námi poskytovaných služeb.

Zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout a nebude to mít vliv na naše jiné vzájemné vztahy. Stačí nám zaslat e-mail s žádostí na gdpr@micos-sw.cz nebo jinou adresu, ze které jste od nás obdržel obchodní sdělení.

Vaše osobní údaje nebudou použity za účelem jakéhokoliv automatizovaného rozhodování, včetně profilování.

KDO MÁ K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP

Vaše Osobní údaje pro nás v rámci zvyšování kvality našich služeb a zajišťování některých činností budou zpracovávat zpracovatelé, kteří nám poskytují

  • serverové, webové, cloudové nebo IT služby;
  • účetní služby – Ing. Ivana Hořínková;

S ohledem na měnící se osoby poskytovatelů některých služeb není možné uvést všechny tyto zpracovatele osobních údajů jmenovitě. Aktuální seznam konkrétních příjemců osobních údajů můžete nalézt na internetové adrese https://www.micos-sw.cz.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, po kterou Vám budeme poskytovat naše služby či plnit vzájemnou smlouvu, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a evidenci nebo zákon o dani z přidané hodnoty.

Vaše osobní údaje tedy uchováváme po dobu nezbytně nutnou k poskytování produktů a dokončení požadovaných transakcí nebo k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních závazků, řešení sporů a právní vynucování našich dohod. Tyto potřeby se pro různé typy údajů v kontextu různých produktů mohou lišit, a proto se skutečná doba uchovávání informací může výrazně lišit. Mezi kritéria, na jejichž základě je určena doba uchovávání informací, patří:

  • Jak dlouho jsou osobní údaje zapotřebí k poskytování produktů a pro zajištění chodu naší společnosti? To zahrnuje aktivity, jako je udržování a zlepšování výkonu těchto produktů, udržování zabezpečení našich systémů a udržování příslušných obchodních a finančních záznamů. Toto je obecně platné pravidlo, které je ve většině případů základem pro určení doby uchovávání dat.
  • Poskytujete, nám své údaje s očekáváním, že je budeme uchovávat, dokud je výslovně nebudete chtít vymazat?
  • Jsou tyto osobní údaje citlivé? Pokud ano, je obecně vhodné používat zkrácené období uchovávání dat.
  • Zavedli jsme a oznámili jsme konkrétní dobu uchovávání pro určitý typ dat? Pokud ano, tak ji rozhodně nikdy nepřekročíme.
  • Poskytl jste souhlas s prodloužením doby uchovávání informací? Pokud ano, budeme data uchovávat v souladu s Vaším souhlasem.
  • Vztahují se na nás právní, smluvní nebo podobné závazky uchovávat data? Mezi příklady patří zákony upravující povinné uchovávání dat, vládní nařízení uchovávat data související s vyšetřováním nebo data, která je nutné uchovávat pro účely soudního sporu.

jak Vaše osobní údaje zabezpečujeme

Jsme si vědomi toho, že zabezpečení Vašich osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití, je naší důležitou povinností vůči Vám. Proto se snažíme efektivně využívat co nejlepší možná bezpečnostní opatření k tomu, abychom zneužití nebo jinému neoprávněnému zásahu do Vašich osobních údajů zabránili.

Pokud by však i přes naši nejlepší snahu došlo k bezpečnostnímu incidentu a tento incident by mohl znamenat vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, neprodleně Vás o takové skutečnosti informujeme, a to prostřednictvím e-mailové adresy, budeme-li ji mít k dispozici, nebo zveřejněním takové informace na našich webových stránkách včetně veškerých nutných podrobností.

Pro zabezpečení Vašich osobních údajů jsme přijali následující opatření:

  • Organizační bezpečnost. Klademe důraz na to, abychom zabezpečili Vaše osobní údaje proti rizikům lidského faktoru, zejména: 
    • naši pracovníci jsou pravidelně školeni na zásady a principy ochrany osobních údajů a kybernetickou bezpečnost;
    • přijali jsme vnitropodnikové směrnice pro nakládání s osobními údaji a hodnotnými informacemi našich partnerů a klientů;
    • všichni naši pracovníci jsou ohledně nakládání s osobními údaji zavázáni k mlčenlivosti.
  • Technická opatření. Implementovali jsme důležitá technická opatření pro zajištění bezpečnosti Vašich osobních údajů, zejména:
    • fyzická ochrana našich prostor (elektronický bezpečnostní systém);
    • šifrování (symetrické a asymetrické algoritmy, šifrovací modely pro zabezpečení integrity dat, hashovací algoritmy);
    • antivirus, firewall;
    • zabezpečení naší infrastruktury (včetně napájení, zálohování, záložních systémů, politiky hesel, komunikačních kanálů apod.);
    • ochrana a zabezpečení úložišť dat.

VAŠE PRÁVA PLYNOUCÍ ZE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

  • právo na přístup k osobním údajům;
  • právo na opravu;
  • právo na výmaz („právo být zapomenut“);
  • právo na omezení zpracování údajů;
  • právo vznést námitku proti zpracování;
  • právo na přenositelnost údajů;
  • právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat jasnější představu o jejich obsahu.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází k na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů, a sice ve výši 100 Kč.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) ukládá nám to zákonná povinnost nebo (v) odvoláte udělený souhlas se zpracováním cookies, které sledují Vaše chování na webových stránkách.

Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nesmíme Vaše osobní údaje zpracovávat jinak než tak, že budeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány, v případě námitky proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu bude tato námitka vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

Právo na přenositelnost znamená, že máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo na to, aby byly tyto osobní údaje předány přímo jinému správci;

Pokud máte připomínky nebo stížnost týkající se ochrany osobních údajů nebo dotaz na osobu zodpovědnou za ochranu dat v naší společnosti či uplatňujete některé ze svých práv, kontaktujte nás prosím pomocí emailu gdpr@micos-sw.cz. Na Vaše dotazy či připomínky odpovíme do 1 měsíce.

Na naši činnost taktéž dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Více se dozvíte na internetových stránkách úřadu (www.uoou.cz).

HLÁŠENÍ BEZPEČNOSTNÍCH INCIDENTŮ

V dnešní době plné moderních technologií existuje sice nepatrné, ale přesto riziko, že by mohlo dojít k uniku Vašich osobních údajů či k jejich zneužití nebo ztrátě. V rámci naší činnosti budeme činit vše, co je v našich silách, aby k takovému bezpečnostnímu incidentu nedošlo, zejména budeme všechny naše zaměstnance, přicházející do styku s Vašimi osobními údaji, pravidelně školit na téma ochrany osobních údajů, přijmeme a seznámíme zaměstnance s vnitřními podnikovými předpisy, upravujícími ochranu Vašich osobních údajů a budeme vždy využívat pouze ta nejmodernější technická řešení k zabezpečení našeho zpracovávání, jako například šifrování dat, složitá hesla a nejnovější software.

Pokud by však i přes naši nejlepší snahu došlo k bezpečnostnímu incidentu a tento incident by mohl znamenat vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, neprodleně Vás o takové skutečnosti informujeme, a to prostřednictvím poskytnuté e-mailové adresy a zveřejněním takové informace na našich webových stránkách včetně veškerých nutných podrobností.

ZMĚNY ZÁSAD

Naše zásady ochrany osobních údajů mohou být čas od času změněny. Vaše práva vyplývající z těchto zásad ochrany osobních údajů bez vašeho výslovného souhlasu neomezíme. Všechny změny zásad ochrany osobních údajů zveřejníme na této stránce a pokud se bude jednat o významné změny, budeme vás informovat výrazněji (v případě některých služeb můžeme změny zásad ochrany osobních údajů oznamovat e-mailem). Předchozí verze těchto zásad ochrany osobních údajů pro Vás archivujeme, abyste k nim měli i v budoucnu přístup. Dostupné jsou z odkazů na začátku těchto zásad.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 24.5.2018.